• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Чек-лист для организаторов онлайн-мероприятий

Для чего нужен чек-лист организатору мероприятия?

Как пользоваться чек-листом?

Веб-версия чек-листа

  • До мероприятия

    Подготовка документации

    Приказ о проведении мероприятия подготовлен и подписан.
    Смета утверждена руководством (при необходимости).
    Программа мероприятия и состав участников утверждены.

    Анонс мероприятия и регистрация участников

    Анонс мероприятия опубликован и открыта форма регистрации на странице подразделения НИУ ВШЭ. Срок окончания приема заявок и допуск участников из списка регламентируется инициатором мероприятия.

    Коммуникация

    Всем участникам направлено информационное письмо, в котором указаны дата и время проведения мероприятия, ссылка для подключения к мероприятию, запрошены презентации и другие материалы, направлены инструкции.
    Уточнен формат участия (для смешанных мероприятий).
    С модератором согласован поминутный план проведения мероприятия.

    Техническая поддержка

    Заявка на техническую поддержку подана. Инженер назначен. Ссылка на мероприятие создана.  С инженером обговорены все технические детали мероприятия.
    Презентации и другие материалы выступающих получены и переданы инженеру. 
    Для мероприятия с синхронным переводом: Все материалы направлены координатору переводчиков Алле Отставновой (aotstavnova@hse.ru) не позднее, чем за 3 дня до начала мероприятия.

    Тестирование

    Предварительное тестирование платформы за полчаса до начала мероприятия для выступающих/модераторов/дискуссантов проведено. Все участники подключились к мероприятию с рабочим функционалом.

    Инструкция

    В чате отправлена мини-инструкция по работе на онлайн-платформе.

    Оформление

    Установлено лого в качестве фото профиля.  
    Установлен фон комнаты в зале вебинара.
    Включена заставка до начала мероприятия.

    PR-сопровождение

    Заявка на освещение мероприятия в СМИ подана (при необходимости).

    Контактный лист

    Подготовлен список контактов организаторов и исполнителей.

  • Во время мероприятия

    Организационная поддержка

    Уточняется присутствие всех ключевых спикеров, модератора и синхронных переводчиков (при наличии синхронного перевода) на онлайн-мероприятии. Контролируется соблюдение тайминга.
    Демонстрируются презентации и другие материалы участников (по запросу) и осуществляется модерация чата. 
    При возникновении каких-либо организационных проблем необходимо обратиться к ответственному исполнителю, указанному в контактном листе.

    Техническая поддержка

    При возникновении каких-либо технических проблем необходимо обратиться к инженеру мероприятия.

    Безопасность

    Случайные участники, нарушающие порядок проведения мероприятия, блокируются.

  • По завершении мероприятия

    Отчет

    Отчет с участниками мероприятия подготовлен и отправлен ответственному за сдачу реестра от подразделения.

    Коммуникация

    Выражена благодарность за участие (текст письма для участников согласовывается с инициатором мероприятия) и предоставлена ссылка на запись мероприятия (по согласованию с инициатором мероприятия).

Пдф-версия чек-листа

Ваши комментарии и предложения

Если Вы воспользовались чек-листом для организаторов онлайн-мероприятий, пожалуйста, поделитесь Вашими комментариями по ссылке.


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.