Чек-лист для организаторов онлайн-мероприятий
Для чего нужен чек-лист организатору мероприятия?
Как пользоваться чек-листом?
Веб-версия чек-листа
-
До мероприятия
Подготовка документации
Приказ о проведении мероприятия подготовлен и подписан.
Смета утверждена руководством (при необходимости).
Программа мероприятия и состав участников утверждены.Анонс мероприятия и регистрация участников
Анонс мероприятия опубликован и открыта форма регистрации на странице подразделения НИУ ВШЭ. Срок окончания приема заявок и допуск участников из списка регламентируется инициатором мероприятия.
Коммуникация
Всем участникам направлено информационное письмо, в котором указаны дата и время проведения мероприятия, ссылка для подключения к мероприятию, запрошены презентации и другие материалы, направлены инструкции.
Уточнен формат участия (для смешанных мероприятий).
С модератором согласован поминутный план проведения мероприятия.Техническая поддержка
Заявка на техническую поддержку подана. Инженер назначен. Ссылка на мероприятие создана. С инженером обговорены все технические детали мероприятия.
Презентации и другие материалы выступающих получены и переданы инженеру.
Для мероприятия с синхронным переводом: Все материалы направлены координатору переводчиков Алле Отставновой (aotstavnova@hse.ru) не позднее, чем за 3 дня до начала мероприятия.Тестирование
Предварительное тестирование платформы за полчаса до начала мероприятия для выступающих/модераторов/дискуссантов проведено. Все участники подключились к мероприятию с рабочим функционалом.
Инструкция
В чате отправлена мини-инструкция по работе на онлайн-платформе.
Оформление
Установлено лого в качестве фото профиля.
Установлен фон комнаты в зале вебинара.
Включена заставка до начала мероприятия.PR-сопровождение
Заявка на освещение мероприятия в СМИ подана (при необходимости).
Контактный лист
Подготовлен список контактов организаторов и исполнителей.
-
Во время мероприятия
Организационная поддержка
Уточняется присутствие всех ключевых спикеров, модератора и синхронных переводчиков (при наличии синхронного перевода) на онлайн-мероприятии. Контролируется соблюдение тайминга.
Демонстрируются презентации и другие материалы участников (по запросу) и осуществляется модерация чата.
При возникновении каких-либо организационных проблем необходимо обратиться к ответственному исполнителю, указанному в контактном листе.Техническая поддержка
При возникновении каких-либо технических проблем необходимо обратиться к инженеру мероприятия.
Безопасность
Случайные участники, нарушающие порядок проведения мероприятия, блокируются.
-
По завершении мероприятия
Отчет
Отчет с участниками мероприятия подготовлен и отправлен ответственному за сдачу реестра от подразделения.
Коммуникация
Выражена благодарность за участие (текст письма для участников согласовывается с инициатором мероприятия) и предоставлена ссылка на запись мероприятия (по согласованию с инициатором мероприятия).
Пдф-версия чек-листа
Скачать чек-лист
Ваши комментарии и предложения
Если Вы воспользовались чек-листом для организаторов онлайн-мероприятий, пожалуйста, поделитесь Вашими комментариями по ссылке.
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.