5 интересных фактов о стажировке в УОСМ

В этом году 11 стажеров Управления по организации и сопровождению мероприятий участвовали в организации и проведении более 100 мероприятий XXV Ясинской (Апрельской) международной научной конференции по проблемам развития экономики и общества в очном, онлайн и смешанном форматах. Что было интересного?

1. Расширился состав участников

На пятый год своей деятельности стажировка в УОСМ вышла за пределы университета. Команда проекта включала широкий круг заинтересованных лиц – от ученицы лицея НИУ ВШЭ до студентки Университета Вуллонгонг в Дубае. Среди студентов Вышки также было большое разнообразие как по представляемым образовательным программам, так и по году обучения – от 1-ого курса бакалавриата до 1-ого курса магистратуры. В таком составе участники могли обмениваться различным опытом, обучать и поддерживать друг друга при возникновении сомнений или трудных вопросов.

Абрамян Кима

Международный бизнес, бакалавриат, 4 курс, Университет Вуллонгонг в Дубае

Бенидовская Юлия

UX-аналитика и проектирование информационных систем, магистратура, 1 курс, НИУ ВШЭ–Санкт-Петербург

Волгин Андрей

Государственное и муниципальное управление, бакалавриат, 4 курс, НИУ ВШЭ

Вольтерс Джосин Мишель

Политология и мировая политика, бакалавриат, 2 курс, НИУ ВШЭ–Санкт-Петербург

Давыдов Руслан

Государственное и муниципальное управление, бакалавриат, 4 курс, НИУ ВШЭ

Логунова Анна

Международные отношения и глобальные исследования, бакалавриат, 2 курс, НИУ ВШЭ

Морева Мария

Медиакоммуникации, бакалавриат, 3 курс, НИУ ВШЭ

Мостовая Алина

Политология и мировая политика, бакалавриат, 1 курс, НИУ ВШЭ–Санкт-Петербург

Стоцкая Мария

лицей НИУ ВШЭ

Халилова Линара

Международные отношения и глобальные исследования, бакалавриат, 1 курс, НИУ ВШЭ

Щербина Андрей

Мировая экономика, бакалавриат, 4 курс, НИУ ВШЭ

2. Открылись возможности развития в проекте

Обозначилась тенденция принимать участие в проекте дважды или даже трижды, и каждый раз стажерам удается приобретать ценный опыт. Можно менять сферу деятельности – в один сезон исполнять обязанности секретаря мероприятия, в другой – пробовать себя дизайнером материалов для секретарей. Или можно вырасти в одной области – из аналитика стать координатором группы аналитиков. Так появилась и новая роль для опытных или очень талантливых стажеров – координатор деятельности.

В этом году было три координатора: группы дизайнеров, группы аналитиков и деятельности Организационного комитета XXV ЯМНК. Благодаря знаниям, умениям и управленческим навыкам координаторов были достигнуты положительные результаты:

• Группа дизайнеров подготовила 3 чек-листа для секретарей по процессам организации очных, специальных и онлайн-мероприятий. 
• Группа аналитиков обработала более 100 отчетов о российских и иностранных участниках мероприятий конференции и подготовила отчет по ряду параметров с визуализацией данных и аналитической справкой. Координатором аналитической деятельности было проведено 2 мастер-класса по работе с данными на языке программирования R и по визуализации данных на языке программирования Python.
• Координатор деятельности Организационного комитета сумел настроить процесс взаимодействия с секретарями очных и смешанных мероприятий и обеспечить их всем необходимым для успешного проведения сессий.

3. Усовершенствовалась методика организации и проведения смешанного мероприятия

Несколько раз удалось апробировать удачный сценарий проведения смешанного мероприятия при совместных усилиях очного секретаря и онлайн-ассистента. Пока секретарь готовит аудиторию к проведению сессии – отмечает и консультирует участников, расставляет таблички, проверяет работоспособность оборудования, онлайн-ассистент помогает спикерам подключиться к вебинару, выйти в эфир, настроить камеру и микрофон, проверить функционал демонстрации презентации. Только такая организационная поддержка с разделением функционала позволяет успеть подготовиться к мероприятияю за отведенные полчаса.

4. МТС Линк для секретарей – от А до Я

Стажеры подготовили инструкцию по МТС Линк для секретарй онлайн и смешанных мероприятий. Она включает не только описание базового функционала платформы, но и советы секретарям по организации и проведению сессий XXV Ясинской (Апрельской) конференции. В инструкции представлены рекомендации по ключевым моментам создания и оформления вебинара: какой тип события выбрать для мероприятия, какие опции в настройках следует активировать, как установить фон лендинга и комнаты, как правильно распределить роли среди участников и пр. На основе проведенных теоретических изысканий и результатов тестирования функционала платформы стажеры провели 2 консультации по работе на МТС Линк, которые посетили 11 секретарей.

5. Новая сфера деятельности в проекте – регистрация участников

Регистрация участников конференции – новая сфера деятельности для стажеров УОСМ, в которой особенно развиваются коммуникативные навыки. Студенты консультируют докладчиков и слушателей мероприятий по разным вопросам, а также обучают волонтеров, которые задействованы в регистрации. Через регистратора ежедневно проходят сотни участников, которые в кратком процессе получения бейджа успевают выразить личные эмоции и впечатления, оставить комментарии. И тогда регистратор, получая отзывы коллег, невольно становится аналитиком ряда процессов конференции. Так и у участницы проекта получилось собрать частные мнения, проанализировать их и подготовить рекомендации по улучшению организации мероприятий.

Нечто большее

Стажировка в УОСМ – это замечательная возможность для студентов развить и усовершенствовать различные навыки, попробовать настроить процессы или создать продукты. Инструкции и чек-листы, консультации и организационная поддержка, аналитические записки и отчеты – все это безусловно является видимыми командными результатами проекта, которые, в свою очередь, составляют общий результат – успешное проведение конференции. Но за всем приметным скрывается нечто большее, что останется у стажеров по завершении проекта. Останется внутреннее – большое или маленькое – изменение личности, которое незримо происходило на протяжении всей стажировки. Кто-то стал более терпеливым и отзывчивым, а кто-то сумел стать более ответственным и серьезным. Кто-то стал более смелым и уверенным, а кто-то, наоборот, научился быть более мягким и деликатным. И эти личностные качества будут действовать и развиваться и далее, и, быть может, будут напоминать участникам о совместно проведенных счастливых мгновениях. Вот такое обыкновенное чудо.