Чек-лист для стажеров: обмен опытом и вдохновение
При реализации таких масштабных проектов, как ежегодная Апрельская международная научная конференция имени Е.Г. Ясина, не обойтись без чек-листов. Достижение командных целей эффективнее, если задачи представлены структурированно, последовательно и наглядно. Плану действий следуют все организаторы мероприятий – от секретарей до инициаторов. У команды стажеров Управления по организации и сопровождению мероприятий тоже был свой чек-лист – насыщенный и вдохновляющий.
До конференции
✔️ Проведение консультаций по МТС Линк
Студенты актуализировали инструкцию для секретарей по работе на платформе МТС Линк, в том числе изучили способы демонстрации видеороликов на мероприятии – важный функционал для XXVI Апрельской конференции. Участница записала видеоинструкцию для секретарей по демонстрации интро-ролика на вебинарах. Все эти знания и навыки были переданы на 3-х консультациях, которые посетили секретари онлайн и смешанных мероприятий. Такая обучающая и консультационная деятельность помогла секретарям оперативно ознакомиться с возможностями организации и оформления вебинаров и использовать нужные настройки для комфортного проведения мероприятий.
✔️ Подготовка чек-листов для секретарей
Группа дизайнеров разработала новый макет чек-листа в фирменном стиле НИУ ВШЭ и оформила 3 чек-листа для секретарей очных, очных специальных и онлайн-мероприятий конференции. В этот раз табличная структура представления данных была заменена на блочную с использованием инфографики. Сдержанный стиль, понятная структура и графические элементы – такое сочетание обеспечило легкость восприятия информации для секретарей. В ходе исполнения этой задачи студенты совершенствовали навыки работы в графическом редакторе. Более опытные в сфере дизайна стажеры записывали обучающие ролики для новичков. Так происходил обмен опытом между коллегами.
✔️ Подготовка анкеты для участников
Студентки этой группы проанализировали анкету для участников Апрельской конференции. По итогу деятельности разработан банк вопросов для проведения опроса участников. Все вопросы разделены по тематическим группам: об участнике, организация и оформление, программа, цифровые сервисы, итоги и восприятие конференции, перспективы участия. Организаторы могут использовать определенный набор вопросов в зависимости от цели и задач исследования аудитории. Ряд вопросов был включен в анкету для участников XXVI АМНК. При выполнении задания были примечательны профессиональные дискуссии аналитиков. Высокая продуктивность этих обсуждений стала возможной благодаря опыту стажеров в проведении количественных и качественных исследований, а также их готовности делиться знаниями.
Во время конференции
✔️ Регистрация участников
Студенты радушно встретили и зарегистрировали более 700 участников в течение четырех дней конференции. Деятельность регистратора становилась активной к началу мероприятий каждого временного слота и затем плавно снижалась. В день было четыре волны участников, желающих получить бейдж и при первой же встрече ощутить теплый прием в стенах Вышки. Благодаря такому таймингу стажеры могли оживленно помогать участникам, а в моменты тишины – общаться, узнавать друг друга и участвовать в профессинальной фотосессии. Яркие кадры студенческих улыбок наполнили фотоальбом XXVI Апрельской конференции.
✔️ Организационная поддержка в аудиториях
Половина команды проекта попробовала себя в роли ответственных в аудиториях. Стажеры готовили аудитории и залы для 22 круглых столов и 6 мероприятий с представлением почетных/приглашенных докладов – раскладывали раздаточный материал, расставляли именные таблички, создавали уют и порядок. Деятельность на площадке конференции позволила студентам не только погрузиться в мир сервис-менеджмента, но проникнуться научной атмосферой и познакомиться с результатами актуальных исследований.
✔️ Организационная и техническая поддержка участников мероприятий
Секретарь и онлайн-ассистенты организовали и поддержали мероприятия секции "Мировая экономика" в очном и смешанном форматах. Выполнить все рекомендации из инструкции для секретаря – это основа, которая позволяет мероприятию состояться. Однако доброе расположение секретаря и создание благожелательной атмосферы в аудитории может оставить куда более сильное эмоциональное впечатление о событии. В очном формате этому способствуют личное общение, помощь в решении трудностей, дружеская поддержка и улыбка. Но как же не лишить такой заботы участников, которые подключаются онлайн? Ассистенты нашли выход и наполнили чат вебинара теплым приветствием участников, словами благодарности за выступление и милым прощанием с надеждой на новые встречи. Теперь это станет отличным советом для секретарей онлайн-мероприятий будущей конференции.
После конференции
✔️ Аналитика отчетов об участниках
Группа аналитиков обработала более 100 отчетов и подготовила своды данных по всем категориям мероприятий. В работе очень помогли видеоуроки по консолидации данных на языках программирования R и Python – наследие стажеров прошлых лет. Трансляция знаний от команды к команде – важная часть в образовательной и практической деятельности.
✔️ Семинар по обмену опытом
Каждый стажер приобрел уникальный опыт в сфере организации конференций. Чтобы поделиться полученными знаниями и впечатлениями со всеми участниками команды, студенты подготовили и провели свое собственное мероприятие. Программа, модерация, оформление, интерактивная часть мероприятия – все как у настоящих организаторов. На семинаре коллеги представили три групповых проекта по темам: "Научная конференция: топ-10 самых полезных сервисов для участников мероприятий", "Актуальные тренды в оформлении научных мероприятий", "Аналитика мероприятия как способ понимания поведения аудитории". Было очень познавательно, интересно и тепло.
Итоги проекта
Чек-лист выполнен успешно: профессионализм и творческий подход в каждом пункте! Между строк – обмен опытом и вдохновение.
На основе материалов, созданных стажерами за последние годы, открылась база знаний как площадка для взаимообучения. Она состоит из трех разделов: организация, оформление и аналитика мероприятий. Разделы включают инструкции, видеролики, записи консультаций, макеты и другие полезные материалы. Кроме того, в каждом тематическом блоке представлены ссылки на обучающие курсы или различные цифровые сервисы, теоретические источники, блоги, которые также помогли студентам расширить горизонты в сфере событийного менеджмента.
Обмен опытом стал неотъемлемой частью работы и происходил на всех уровнях: внутри групп – через активное взаимодействие и совместное решение задач; между группами – на семинаре, где представлялись и обсуждались групповые проекты; между разными поколениями стажеров – благодаря доступности и актуальности созданной базы знаний.
Все это позволило студентам, с одной стороны, сформировать целостное представление об организации и проведении научных событий, с другой – посвятить больше времени личностному развитию и совершенствованию организационных процессов. Чтобы участие в проекте действительно вдохновляло!
