Серфинг онлайн, или на гребне «ясинской» волны

Второй год подряд Управление по организации и сопровождению мерпориятий реализует студенческий проект, посвященный подготовке и проведению онлайн-мероприятий, в частности XXIII Ясинской (Апрельской) международной научной конференции по проблемам развития экономики и общества. В рамках проекта этого года студенты получали знания об ивент-менеджменте, о работе современных цифровых инструментов – платформе Webinar, пространстве Atlassian Confluence, приложении Simple Video Trim & Merge и других, применяли их на практике, а также совершенствовали навыки делового общения и английского языка.

13 студентов попробовали себя в роли самых настоящих серфингистов по трем направлениям: онлайн-мониторинг, видеомонтаж и деятельность секретарей мероприятий.

Онлайн-мониторинг

В этом блоке студентам нужно было "проскользить" по более чем 50 онлайн-мероприятиям в день до их начала, успеть сообщить сотрудникам организационной или технической поддержки обо всех трудностях и сомнениях, и затем совместными усилиями всей команды позволить мероприятию начаться вовремя, красиво и с полным рабочим функционалом. 

Алексей Якименко
участник проекта «Стажировка в Управлении по организации и сопровождению мероприятий»

На конференции наша группа была ответственна за мониторинг онлайн-мероприятий. Зачастую их количество в одной параллели превышало количество ребят в нашей команде. И чтобы успешно справиться с поставленной задачей мы выработали, как мне кажется, хороший алгоритм: если за одним человеком было закреплено два мероприятия – мы заходили на каждое мероприятие с двух устройств, если за одним человеком было закреплено более двух мероприятий – мы заходили на каждое мероприятие заблаговременно,  чтобы определить одно, в котором секретарь провел идеальную подготовку и активно реагирует на просьбы и вопросы участников, и затем заходить на него с интервалами в пару минут, чередуя с другими двумя мероприятиями, в которых наше присутствие могло понадобиться больше. В рамках этой деятельности мы проверяли актуальность и работоспособность ссылок, помогали участникам с визуальным оформлением мероприятия. При возникновении каких-либо проблем оперативно сообщали сотрудникам организационной или технической поддержки Webinar. Иными словами, мы должны были в кратчайшие сроки определять возникшие проблемы и озвучивать их, чтобы у всей команды организаторов было достаточно времени отреагировать и принять правильное решение. К счастью, в большинстве случаев все заканчивалось благополучно.

Я получил ценный опыт организации мероприятий, а также прекрасную возможность стать участником и слушателем интересных конференций. Я очень рад, что принял участие в проекте!

Видеомонтаж

Здесь перед студентами стояла задача не просто "не утонуть" в наплыве более 200 видеозаписей мероприятий, сделанных за первую неделю конференции, но тщательным образом скоординировать деятельность по сбору, распределению, обработке и публикации видеозаписей. При этом остаться неутомимыми и увлеченными – вот что значит "поймать волну". 

Ксения Мурзина
участник проекта «Стажировка в Управлении по организации и сопровождению мероприятий»

Монтаж многочисленных видеозаписей, решение возникающих при этом технических проблем, координация и правильное распределение нагрузки между стажерами, занимающихся монтажом, а также контроль всего процесса – все это входило в мои задачи во время проведения XXIII Ясинской (Апрельской) конференции. Деятельность трудоемкая, но все вместе мы справились. Благодаря вдохновению! Видя плоды наших трудов, а также осознавая то, что ты вносишь свой вклад в проведение такого престижного и авторитетного мероприятия, чувство усталости становилось приятным, а стремление качественно и оперативно выполнить свою работу только усиливалось. Ведь запись мероприятия должна стать памятью о радостном событии участия в конференции, поэтому важно было аккуратно и красиво ее оформить. Кроме того, меня очень порадовало то, что в процессе монтажа был шанс увидеть выступления докладчиков из ведущих вузов России (в том числе и своих преподавателей!) и зарубежья на самые различные тематики. В ходе этой работы мне удалось приобрести и усовершенствовать очень важные умения и навыки – навыки обработки видеозаписей, координации рабочего процесса и умение быстро реагировать на проблемы.

Я очень благодарна организаторам за предоставленную возможность участия в этой конференции, так как этот бесценный опыт мне несомненно пригодится и в будущей профессиональной деятельности. 

Секретари онлайн-мероприятий

Исполнение обязанностей секретаря – это самый деликатный и утонченный вид серфинга. Это потоки коммуникаций с участниками онлайн-мероприятий – инициаторами, спикерами, модераторами и дискуссантами. Студентам необходимо было не только донести и получить важную информацию, но выслушать, помочь и уделить внимание каждому. 

Римма Мкртчян
участник проекта «Стажировка в Управлении по организации и сопровождению мероприятий»

На Ясинской конференции мы с коллегой по проекту выступали в качестве секретарей секции "Мировая экономика". Для меня и Аркадия это была увлекательная возможность поучаствовать в таком масштабном событии. Больше всего нам понравилось взаимодействовать с участниками сессий и круглого стола, помогать им с организационными и техническими моментами. Важной задачей, на наш взгляд, было найти индивидуальный подход к каждому. Были случаи, когда необходимо было созвониться с участниками мероприятий, поддержать, успокоить и ответить на все возникающие вопросы. Мы старались быть отзывчивыми и любезными, понимая их переживания. И это было взаимно. Ведь и для нас были волнительные моменты, в которые было приятно получить поддержку и добрые слова с их стороны. 

Мы благодарим организаторов конференции за насыщенную и плодотворную программу конференции, её высокий профессиональный уровень и актуальность предложенных тем.

Выражаем признательность

Айжана – замечательный секретарь. Все четко и заранее подготовлено, все технические связи и коммуникации налажены, помощь на сессиях максимальная. Я была за ней как за каменной стеной.

Зубаревич Наталья Васильевна
Руководитель секции "Региональное и городское развитие" XXIII ЯМНК

Уже не первый год студенты помогают с ведением видеоканала конференции. Таким образом нам удается наполнять канал контентом максимально оперативно. Благодарим коллег за содействие!

Алексеев Максим Максимович
Заведующий центром цифровых коммуникаций

Мы собираемся вместе, чтобы постараться помочь всем участникам конференции. И если команда трудится ради доброй цели, то в ней непременно царит душевная и уютная атмосфера. В этом проекте мы не просто работаем – мы дружим! С благодарностью,

Управление по организации и сопровождению мероприятий
Координатор проекта «Стажировка в Управлении по организации и сопровождению мероприятий»