Стажировка в УОСМ: подводим итоги проекта и делимся советами

В этом году в сервисном проекте "Стажировка в Управлении по организации и сопровождению мероприятий" приняли участие 10 студентов самых разных образовательных программ – "Международные отношения и глобальные исследования", "Мировая экономика", "Медиакоммуникации", "Социология и социальная информатика" и других. Студенты были активно вовлечены в деятельность по организации и проведению серии научных круглых столов, которые состоялись с 23 по 26 апреля 2024 г. Участники проекта были разделены на три команды по ключевым направлениям деятельности: а) деятельность секретарей, консультантов и ответственных в аудиториях, б) оформление мероприятий и в) аналитика данных по мероприятиям. 

В рамках проекта студенты самостоятельно настраивали организационные процессы, готовили инструкции для новых сервисов, проявляли творческую инициативу и впервые использовали языки программирования для обработки данных. Юные коллеги на собственном опыте испытали, что такое организация и проведение мероприятий, а их было 45 в течение четырех дней! Теперь уже профессиональные event-менеджеры поделились ценными советами с другими организаторами и секретарями мероприятий НИУ ВШЭ.

Деятельность секретарей, консультантов и ответственных в аудиториях

Беликова Ирина

Секретарь круглого стола и ответственная в аудитории

Горохов Ярослав

Консультант по МТС Линк и ответственный в аудитории

Дорохина Олеся

Ответственная в аудитории

Сувалова Ирина

Секретарь круглого стола и ответственная в аудитории

Проведение консультаций для участников по работе на МТС Линк. Участником проекта был разработан план по проведению консультаций по работе на онлайн-платформе МТС Линк для спикеров, модераторов и дискуссантов круглых столов. Было проведено 3 консультации, которые посетили несколько участников, а также секретарей мероприятий. 

Деятельность секретарей мероприятия. Участницы выступили в роли секретарей круглого стола в смешанном формате. Подготовка к мероприятияю длилась более недели. Открыть регистрацию, направить информационные письма участникам, оформить пропуска, согласовать все технические детали мероприятия, помочь участникам присоединиться к мероприятию вовремя и с рабочим функционалом – эти и другие задачи решали очный секретарь и онлайн-секретарь круглого стола. Все организационные препятствия были преодолены, и мероприятие прошло успешно благодаря совместным стараниям секретарей.

Деятельность ответственных в аудитории. В этом году студенты смогли попробовать себя в новой роли – роли ответственных в аудиториях, в которых проводились мероприятия. Участники проекта тщательно изучили инструкции для секретарей очных и онлайн-мероприятий, чтобы оказывать секретарям максимальную поддержку в решении вопросов, возникающих до, во время и по завершениии мероприятий. Трудности возникали, и ответственные в аудиториях успешно с ними справлялись сообща с коллегами из Организационного комитета.

Совет 1. Проведите тестирование работы на платформе МТС Линк для участников

Для мероприятий в смешанном или онлайн-формате настоятельно рекомендуется проведение тестирования на платформе МТС Линк. Это позволит минимизировать количество технических проблем на мероприятии, а также выдержать тайминг.

Совет 2. Приходите на мероприятие за полчаса до его начала для проведения подготовительных работ и не покидайте аудиторию до завершения мероприятия

Расставить воду, таблички, настроить заставку на экране, собрать всех включевых спикеров вовремя – все это возможно успеть сделать только при условии заблаговременного прихода в аудиторию. Также важно не покидать мероприятие до его завершения, так как во время его проведения участникам может понадобиться помощь.

Оформление мероприятий

Абрамян Кима

Дизайнер и консультант

Новикова Александра

Дизайнер и методолог

Пащенко Елизавета

Дизайнер

Пшеничникова Анастасия

Дизайнер

Дизайн чек-листов для секретарей мероприятий. Участница проекта осуществила редизайн чек-листов, что позволило представить информацию в более компактном и наглядном виде, тем самым облегчить восприятие последовательности действий для секретарей.

Оформление заставок для мероприятий. Для подготовки заставок студенты использовали разработанный дизайнером УОСМ шаблон для разных категорий мероприятий. Нюансов при заполнении данных оказалось так много, что студенты собрали все советы и рекомендации в единой инструкции по оформлению заставок для мероприятий. Данная инструкция позволила более оперативно и качественно готовить заставки и актуализировать информацию в них.

Подготовка настольных табличек для очных и смешанных мероприятий. Команда выработала алгоритм деятельности по типу конвейера: один участник мониторит заявки и сообщает коллегам об уведомлениях, второй – распределяет завки по исполнителям, другие – делают таблички и отправляют на проверку перед запуском на печать. Такое распределение труда позволило готовить таблички практически сразу по получении заявок, тем самым обеспечивая своевременную доставку табличек к месту проведения мероприятия. 

Совет 3. Пользуйтесь чек-листом для секретарей

Чек-лист является хорошим дополнением к инструкциям по организации и проведению мероприятий. В чек-листе четко обозначены задачи по блокам деятельности, которые нужно выполнить. Кроме того, чек-лист можно распечатать и вносить в нем отметки об исполнении в соответствующих ячейках.

Совет 4. Для оформления заставки мероприятия обратитесь к инструкции

Какой шрифт используется для оформления заставки? В чем разница отображения таймслота в русскоязычной и англоязычной заставках? Какие кавычки использовать в разных ситуациях? Все эти и другие вопросы были раскрыты в инструкции по оформлению заставок.

Инструкция по оформлению заставок для серии круглых столов в скором времени будет адаптирована ко всем мероприятиям НИУ ВШЭ и доступна для всех организаторов мероприятий на странице УОСМ.

Аналитика данных

Бенидовская Юлия

Аналитик и методолог

Пшеничникова Анастасия

Аналитик

Фан Хоай Линь

Аналитик и методолог

Методология сведения данных об участниках мероприятий. Ранее для обработки отчетов использовались возможности MS Excel и Power Query. В этом году команда аналитиков предложила использовать программы Python и R для агрегирования данных об участниках мероприятий. Использование языков программирования позволило сводить отчеты об участниках мероприятий автоматически, оперативно и безошибочно.

Совет 5. Используйте форму регистрации с необходимым перечнем полей

До начала регистрации участников необходимо позаботиться о том, чтобы собрать все данные об участниках мероприятия для подготовки отчета. Для этого необходимо использовать формы регистрации определенного образца, которые содержат набор полей из отчета. Примеры форм представлены на странице по ссылке. Это облегчит процесс оформления отчета и поможет секретарям предоставить Организационному комитету более полную информацию о мероприятии в кратчайшие сроки.

Совет 6. Для обработки отчетов по нескольким мероприятиям пользуйтесь инструментом

Для того чтобы подготовить качественный свод данных по участникам нескольких мероприятий, можно использовать инструменты Python или R. Данные программы могут быть полезны как для секретарей, ответственных за ряд мероприятий, так и для ответственных за сдачу реестров от подразделений НИУ ВШЭ.

Видео инструкция по подготовке свода данных в R доступна по ссылке.

Стажеры УОСМ оказали большую помощь в проведении серии научных круглых столов НИУ ВШЭ, а также внесли важный вклад в развитие деятельности по организации и сопровождению мероприятий университета.