Чек-лист для организаторов очных мероприятий
Для чего нужен чек-лист организатору мероприятия?
Как пользоваться чек-листом?
Веб-версия чек-листа
-
До мероприятия
Подготовка документации
Приказ о проведении мероприятия подготовлен и подписан.
Смета утверждена руководством.
Программа мероприятия и состав участников утверждены.Место проведения
Аудитория(-и) забронирована(-ы) (для основного мероприятия и для организации питания).
Если предполагается регистрация участников, то место для регистрации подготовлено (заказано и расставлено необходимое количество столов/стульев).Анонс мероприятия, регистрация участников и прием регистрационных взносов
Анонс мероприятия опубликован и открыта форма регистрации на странице подразделения НИУ ВШЭ. Срок окончания приема заявок и допуск участников из списка регламентируется инициатором мероприятия.
Заявка на создание формы приема платежей направлена (при необходимости). Прием платежей открыт.Коммуникация
Всем участникам направлено информационное письмо, в котором указаны дата и время мероприятия, аудитория, запрошены презентации и другие материалы, направлены инструкции.
Уточнен формат участия (для смешанных мероприятий).
С модератором согласован поминутный план проведения мероприятия.Организация визитов
Визит иностранных участников согласован проректором по международной деятельности и директором по безопасности.
Визовые приглашения для иностранных участников оформлены (при необходимости).
Билеты, гостиница забронированы и трансфер обеспечен (при необходимости).Проход и паркинг
Пропуска для внешних участников в здание НИУ ВШЭ оформлены. Напоминание о необходимости иметь при себе паспорт отправлено.
Парковка для автотранспорта ключевых спикеров заказана.Техническая поддержка
Заявка на техническую поддержку подана. Инженер назначен. С инженером обговорены все технические детали мероприятия.
Презентации и другие материалы выступающих получены и переданы инженеру.
Для мероприятия с синхронным переводом: Все материалы направлены координатору переводчиков Алле Отставновой (aotstavnova@hse.ru) не позднее, чем за 3 дня до начала мероприятия.Кофе-брейки
Заявка на кофе-брейки согласована с координатором питания. Кофе-брейки накрыты к указанному в заявке времени. Информация о кофе-брейке передана участникам мероприятия.
Вода и стаканы для спикеров (участников) находятся в аудитории.Оформление
Навигация распечатана, информационные стойки установлены по пути следования.
Таблички с ФИО ключевых спикеров подготовлены и расставлены на столе. Бейджи распечатаны и разложены на стойке регистрации.
Презентационные пакеты сформированы по количеству участников и находятся в месте выдачи (при необходимости).
Сувенирная продукция заказана, получена и находится в месте выдачи (при необходимости).PR-сопровождение
Баннеры/ролл-апы/пресс-волы заказаны, смонтированы и установлены в соответствующих местах (при необходимости).
Заявка на освещение мероприятия в СМИ подана (при необходимости).
Услуга фоторепортажа заказана (при необходимости).Волонтеры
Подготовлена инструкция для волонтеров и проведено обучение по каждому блоку деятельности.
Контактный лист
Подготовлен список контактов организаторов и исполнителей (в т.ч. в распечатанном виде).
Гардероб
Для участников мероприятия выделено специальное место в гардеробе (в зимнее время).
-
Во время мероприятия
Организационная поддержка
Уточняется присутствие всех ключевых спикеров, модератора и синхронных переводчиков (при наличии синхронного перевода) в аудитории. Контролируется соблюдение тайминга.
При возникновении каких-либо организационных проблем необходимо обратиться к ответственному исполнителю, указанному в контактном листе.Волонтеры
Волонтеры присутствуют в аудитории и оказывают поддержку в соответствии с их функционалом.
Техническая поддержка
При возникновении каких-либо технических проблем необходимо обратиться к инженеру мероприятия.
Безопасность
Ведется учет присутствующих и ограничивается доступ гостям «не из списка» (при необходимости).
-
По завершении мероприятия
Отчет
Отчет с участниками мероприятия подготовлен и отправлен ответственному за сдачу реестра от подразделения.
Коммуникация
Выражена благодарность за участие (текст письма для участников согласовывается с инициатором мероприятия) и предоставлена ссылка на запись мероприятия (по согласованию с инициатором мероприятия).
Пдф-версия чек-листа
Скачать чек-лист
Ваши комментарии и предложения
Если Вы воспользовались чек-листом для организаторов очных мероприятий, пожалуйста, поделитесь Вашими комментариями по ссылке.
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.