• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

12 шагов для безупречной организации мероприятия

Вам необходимо организовать и провести мероприятие? Вы хотите узнать, как это сделать? Не надо больше беспорядочно блуждать по сайту Вышки! Вы находитесь на нашей страничке, а это значит, что Вы уже пришли!

Всего 12 шагов, и у Вас всё получится!

Есть два варианта развития событий:

1. Организовать и провести мероприятие своими силами;

2. Обратиться к нам:)

Если Вы выбрали вариант 1, мы всё равно не оставим Вас в одиночестве — в этом случае Вы можете воспользоваться нашими подсказками.

Шаг 1. Определяем формат мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.).Составляем предварительную программу. Определяем предполагаемое количество участников.

Шаг 2. Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы мероприятия.

Шаг 3. Определяем источник финансирования. Есть ли у Вас на это средства? Если нет, Вы можете подать заявку.

— в научную комиссию факультета/филиала (далее – НКФ), в случае если ваше структурное подразделение входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ) (ответственные от факультетов);

— в Комиссию по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ (далее - Комиссия), в случае если ваше структурное подразделение не входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ (для консультации по вопросам заполнения форм). Заявки рассматриваются Комиссией и НКФ в соответствии с утвержденным Регламентом и Положением

Шаг 4. Выбираем и бронируем аудиторию. Определитесь, по какому адресу Вы хотите проводить мероприятие. 
Для того чтобы забронировать помещение для проведения мероприятия, Вам необходимо направить служебную записку на электронный адрес начальника УОСМ Григорьевой Е.А.
Для заказа учебных аудиторий, необходимо направить заявку в Управление учебным процессом.

Шаг 5. Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СДОУ.

Шаг 6. Размещаем анонс о мероприятии на корпоративном сайте в соответствии с Регламентом учета научных мероприятий, организуемых НИУ ВШЭ или проводимых с его участием. Создаем страничку мероприятия с формой электронной регистрации.

Шаг 7. Составляем ТЗ на техническое оснащение мероприятия. Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации, синхронного перевода и  видеотрансляции, Вам необходимо подать заявку в Систему «ВЫШКА-BPM».

Шаг 8. Организуем визиты участников*

  • Бронируем авиа - ж/д билеты;
  • Заказываем гостиницу;
  • Оформляем визовые приглашения;
  • Организуем трансфер.

Шаг 9. Организуем питание участников мероприятия*.  Будете ли Вы кормить своих участников? Сколько раз? Кофе-брейк, обед?

Шаг 10. Заказываем сувенирную продукцию*. Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Управление по корпоративным проектам. Логотипированный конференц-пакет «Стандарт» (включает в себя ручку, блокнот, бейдж и папку) вы можете получить в нашем управлении по служебной записке в соответствии с количеством участников мероприятия, в случае одобрения Вашей заявки на проведение мероприятия Комиссией или НКФ.
Канцелярскую продукцию заказываем на складе НИУ ВШЭ. С тиражированием материалов и программы мероприятия поможет типография НИУ ВШЭ. Изготовить настольные таблички, бейджи и указатели можно по приложенным шаблонам.

Шаг 11. Формируем списки участников. Чтобы обеспечить проход участников в здание, направляем служебную записку в дирекцию АУК

Шаг 12.По результатам проведения мероприятия составляем отчет и отправляем его:
ответственному секретарю НКФ (если Инициатором мероприятия являлось структурное подразделение факультета/филиала НИУ ВШЭ);
ответственному секретарю Комиссии (если Инициатором мероприятия являлось иное структурное подразделение).

Также не забываем предоставить данные о проведении мероприятия в Дирекцию по связям с общественностью и информационным ресурсам в соответствии с Регламентом
учета научных мероприятий.

* НИУ ВШЭ, как автономное учреждение, ведет свою закупочную деятельность в соответствии с  Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики",  Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" и иными законодательными актами, устанавливающими требования к проведению закупок автономными учреждениями".

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или трудности, Вы можете обращаться к сотрудникам нашего Управления.


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!