• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Инструкции для проведения очного мероприятия

Чек-лист для инициаторов очных мероприятий представлен по ссылке.

Предварительная подготовка

Определяем формат мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.).
Составляем предварительную программу.
Определяем предполагаемое количество участников.

Смета

Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы (XLS, 48 Кб) мероприятия. 
В случае возникновения трудностей Вы можете ознакомиться с образцом заполнения  сметы (XLSX, 19 Кб)

Источник финансирования мероприятия

Определяем источник финансирования. Если Вам необходима финансовая помощь для организации мероприятия, Вы можете подать заявку:

— в Комиссию по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ (далее - Комиссия), в случае если ваше структурное подразделение не входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ. В этом случае заявка подается в системе «Вышка-BPM».

— в научную комиссию факультета/филиала (далее – НКФ), в случае если ваше структурное подразделение входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ (ответственные от факультетов).

Инструкция по подаче заявки на Комиссию (PDF, 4,83 Мб)

Бронирование аудиторий

Бронируем помещение для проведения мероприятия:

1. Бронирование конференц-залов по адресам ул. Мясницкая, 20, ул. Мясницкая, 11 и Покровский бульвар, 11 осуществляется по ссылке.

2. Бронирование помещений в Доме Дурасова и Культурном центре НИУ ВШЭ осуществляется по ссылке.

3. Для бронирования учебных аудиторий, необходимо направить заявку в Управление учебным процессом. 

Приказ

Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СЭД.

Альбом унифицированных форм приказов по организации и проведению мероприятий доступен по ссылке. Материалы по работе с СЭД доступны по ссылке.

Анонс, страница мероприятия и прием регистрационных взносов

Размещаем анонс о мероприятии на корпоративном сайте. Создаем страницу мероприятия. 

На портале можно организовать прием регистрационных взносов для участников мероприятия. Заявка на создание формы приема платежей направляется руководителем подразделения на адрес underground@hse.ru. Более подробная информация об оформлении заявки на сервис представлена по ссылке.

Регистрация участников

Создаем форму регистрации участников на странице мероприятия.

На странице Управления размещены формы регистрации на русском и английском языках, поля которых соответствуют утвержденному Аналитическим центром реестру участников мероприятий. Данные формы могут быть клонированы на страницы подразделений по запросу инициаторов мероприятий.

Техническое оснащение мероприятия

Составляем ТЗ на техническое оснащение мероприятия. Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации, синхронного перевода и  видеотрансляции, Вам необходимо подать заявку в Систему «ВЫШКА-BPM».

Организация визитов участников

Подробная информация об алгоритме работы по договорам по организации визитов представлена по ссылке.

Перечень авторизованных поставщиков НИУ ВШЭ представлен по ссылке. Информация по закупкам, а также формы договоров и дополнительных соглашений размещены на странице Дирекции по закупкам. Рекомендации Дирекции по правовым вопросам по подготовке иных договоров размещены по ссылке

Питание участников

Организуем питание участников мероприятия*. 

Синхронный перевод

Заказываем услугу синхронного перевода при необходимости. 

Волонтеры

Если для проведения мероприятия требуется помощь волонтеров, то по данному вопросу необходимо обратиться по электронному адресу volunteer@hse.ru или связаться с директором Центра лидерства и волонтерства Анфисой Шминке или заместителем директора Анной Мартыненко. Более подробная информация об оформлении заявки представлена по ссылке.

Сувенирная продукция

Заказываем сувенирную продукцию*.

  • Получить консультацию по заказу сувенирной продукции НИУ ВШЭ (в т.ч. онлайн-сувениры) можно по электронному адресу vsedykh@hse.ru. Рекомендации по оформлению сувенирной продукции представлены по ссылке.
  • Логотипированный конференц-пакет «Стандарт» (включает в себя ручку, блокнот, бейдж и папку) Вы можете получить в нашем Управлении по служебной записке в соответствии с количеством участников мероприятия, в случае одобрения Вашей заявки на проведение мероприятия Комиссией или НКФ.
  • Канцелярскую продукцию можно заказать на складе НИУ ВШЭ, оформив заявку в системе «Вышка-BPM».
  • С тиражированием материалов и программы мероприятия поможет типография НИУ ВШЭ. Подать заявку на получение услуг типографии можно в системе «Вышка-BPM».
  • Изготовить настольные таблички, бейджи и указатели можно по приложенным шаблонам.

PR-cопровождение

  • Подать заявку на визуальное сопровождение мероприятия (ролапы, оформление, пресс-волы, логотипы) можно по электронному адресу ykutkov@hse.ru.
  • Подать заявку на освещение мероприятия в СМИ можно по электронному адресу press@hse.ru.
  • Заказать фоторепортаж на мероприятие можно по электронному адресу videounit@hse.ru.

Списки участников

Для обеспечения прохода участников в здание необходимо оформить пропуск на каждого участника или группу через систему управления разовыми пропусками. В личном кабинете системы имеются инструкции по оформлению пропуска и возможность обратиться в техническую службу поддержки.

Отчет о мероприятии

По результатам проведения мероприятия составляем отчет (XLS, 40 Кб) и отправляем его:
ответственному секретарю НКФ (если Инициатором мероприятия являлось структурное подразделение факультета/филиала НИУ ВШЭ);
ответственному секретарю Комиссии (если Инициатором мероприятия являлось иное структурное подразделение).

Образец заполнения отчета: Отчет (образец заполнения) (XLS, 44 Кб)

Также не забываем предоставить данные о проведении мероприятия в УОСМ в соответствии с приказом «О предоставлении данных по научным и научно-образовательным мероприятиям» от 24.07.2020.

* НИУ ВШЭ, как автономное учреждение, ведет свою закупочную деятельность в соответствии с  Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики",  Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" и иными законодательными актами, устанавливающими требования к проведению закупок автономными учреждениями".

 
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или трудности, Вы можете обращаться к сотрудникам нашего Управления.


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.