Инструкции для проведения очного мероприятия

Предварительная подготовка

• Определяем формат мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.).
• Составляем предварительную программу. Определяем предполагаемое количество участников.

Смета

Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы (XLS, 48 Кб) мероприятия. 
В случае возникновения трудностей Вы можете ознакомиться с образцом заполнения  сметы (XLSX, 19 Кб). 

Источник финансирования мероприятия

Определяем источник финансирования. Если Вам необходима финансовая помощь для организации мероприятия, Вы можете подать заявку:

— в Комиссию по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ (далее - Комиссия), в случае если ваше структурное подразделение не входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ. В этом случае заявка подается в системе «Вышка-BPM».

— в научную комиссию факультета/филиала (далее – НКФ), в случае если ваше структурное подразделение входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ (ответственные от факультетов).

Инструкция по подаче заявки на Комиссию (PDF, 4,83 Мб)

Бронирование аудиторий

Бронируем помещение для проведения мероприятия:

• Бронирование конференц-залов по адресам ул. Мясницкая, 11 и Покровский бульвар, 11 осуществляется по ссылке.
• Бронирование помещений в Доме Дурасова и Культурном центре НИУ ВШЭ осуществляется по ссылке.
• Для бронирования учебных аудиторий необходимо направить заявку в Управление учебным процессом. 

Приказ

Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СЭД.

Альбом унифицированных форм приказов по организации и проведению мероприятий доступен по ссылке. Материалы по работе с СЭД доступны по ссылке.

Анонс, страница мероприятия и прием регистрационных взносов

• Размещаем анонс о мероприятии на корпоративном сайте.
• Создаем страницу мероприятия. 
• На портале можно организовать прием регистрационных взносов для участников мероприятия. Заявка на создание формы приема платежей направляется руководителем подразделения на адрес underground@hse.ru. Более подробная информация об оформлении заявки на сервис представлена по ссылке.

Регистрация участников

Создаем форму регистрации участников на странице мероприятия.

На странице Управления размещены формы регистрации на русском и английском языках, поля которых соответствуют утвержденному Аналитическим центром реестру участников мероприятий. Данные формы могут быть клонированы на страницы подразделений по запросу инициаторов мероприятий. Для клонирования формы регистрации необходимо подать заявку. 

Техническое оснащение мероприятия

Составляем ТЗ на техническое оснащение мероприятия. Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации, синхронного перевода и видеотрансляции, Вам необходимо подать заявку в Системе «ВЫШКА-BPM».

Организация визитов участников

• Оформляем визовые приглашения;
• Организуем визиты участников. 

Визит иностранного участника с целью посещения научного мероприятия должен быть согласован руководством НИУ ВШЭ. Для обеспечения визита необходимо получить данные документа, удостоверяющего личность участника, и передать их на согласование проректору по международной деятельности, а после согласования – в Дирекцию по безопасности. До выхода Положения консультации по оформлению визитов иностранных участников можно получить в Центре протокола и официальных делегаций.

Подробная информация об алгоритме работы по договорам по организации визитов представлена по ссылке. 

Информация по закупкам, а также формы договоров и дополнительных соглашений размещены на странице Дирекции по закупкам. Рекомендации Дирекции по правовым вопросам по подготовке иных договоров размещены по ссылке. 

В рамках оптимизации закупочных процессов осуществляется плановый переход на централизованное обеспечение структурных подразделений НИУ ВШЭ необходимыми товарами/работами/услугами. Номенклатурный перечень уже реализованных централизованных закупок представлен на странице Централизованные закупки.

Питание участников

• Организуем питание участников мероприятия*. 
• Алгоритм заказа брендированной воды для мероприятия доступен по ссылке.

Синхронный перевод

Заказываем услугу синхронного перевода при необходимости. 

Волонтеры

Если для проведения мероприятия требуется помощь волонтеров, то по данному вопросу необходимо обратиться по электронному адресу volunteer@hse.ru или связаться с директором Центра лидерства и волонтерства Анной Мартыненко. Более подробная информация об оформлении заявки представлена по ссылке.

Сувенирная продукция

Заказываем сувенирную продукцию*.

• Получить консультацию по заказу сувенирной продукции НИУ ВШЭ (в т.ч. онлайн-сувениры) можно по электронному адресу vsedykh@hse.ru. Рекомендации по оформлению сувенирной продукции представлены по ссылке.
• Логотипированный конференц-пакет «Стандарт» (включает в себя ручку, блокнот, бейдж и папку) Вы можете получить в нашем Управлении по служебной записке в соответствии с количеством участников мероприятия, в случае одобрения Вашей заявки на проведение мероприятия Комиссией или НКФ.
• Канцелярскую продукцию можно заказать на складе НИУ ВШЭ, оформив заявку в системе «Вышка-BPM».
• С тиражированием материалов и программы мероприятия поможет типография НИУ ВШЭ. Подать заявку на получение услуг типографии можно в системе «Вышка-BPM».
• Изготовить настольные таблички, бейджи и указатели можно по приложенным шаблонам.

PR-cопровождение

• Запросить типовые макеты ролапов, пресс-воллов и другого оформления можно по электронному адресу sapel@hse.ru. При разработке дизайн-макетов мероприятия вам необходимо учитывать требования брендбука НИУ ВШЭ, а также следует согласовывать любые материалы с использованием логотипа НИУ ВШЭ до печати и публичных размещений — напишите письмо на sapel@hse.ru.
• Подать заявку на освещение мероприятия в СМИ можно по электронному адресу press@hse.ru.
• Заказать фоторепортаж на мероприятие можно по электронному адресу videounit@hse.ru.

Списки участников

Для обеспечения прохода участников в здание необходимо оформить пропуск на каждого участника или группу через систему управления разовыми пропусками. В личном кабинете системы имеются инструкции по оформлению пропуска и возможность обратиться в техническую службу поддержки.

Отчет о мероприятии

По результатам проведения мероприятия составляем отчет (XLS, 40 Кб) и отправляем его:
— ответственному секретарю НКФ (если Инициатором мероприятия являлось структурное подразделение факультета/филиала НИУ ВШЭ);
— ответственному секретарю Комиссии (если Инициатором мероприятия являлось иное структурное подразделение).

Образец заполнения отчета: Отчет (образец заполнения) (XLS, 44 Кб)

Также не забываем предоставить данные о проведении мероприятия в УОСМ в соответствии с приказом «О предоставлении данных по научным, научно-образовательным и экспертным мероприятиям» от 16.07.2024.