• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

12 шагов для безупречной организации мероприятия

Вам необходимо организовать и провести мероприятие? Вы хотите узнать, как это сделать? Не надо больше беспорядочно блуждать по сайту Вышки! Вы находитесь на нашей страничке, а это значит, что Вы уже пришли!

Всего 12 шагов, и у Вас всё получится!

Есть два варианта развития событий:

1. Организовать и провести мероприятие своими силами;

2. Обратиться к нам

Если Вы выбрали вариант 1, мы всё равно не оставим Вас в одиночестве — в этом случае Вы можете воспользоваться нашими подсказками.

Шаг 1

Определяем формат мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.).Составляем предварительную программу. Определяем предполагаемое количество участников.

Шаг 2

Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы мероприятия.

Шаг 3

Определяем источник финансирования. Есть ли у Вас на это средства? Если нет, Вы можете подать заявку.

— в научную комиссию факультета/филиала (далее – НКФ), в случае если ваше структурное подразделение входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ) (ответственные от факультетов);

— в Комиссию по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ (далее - Комиссия), в случае если ваше структурное подразделение не входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ (для консультации по вопросам заполнения форм). Заявки рассматриваются Комиссией и НКФ в соответствии с утвержденным Регламентом и Положением

Шаг 4

Выбираем и бронируем аудиторию. Определитесь, по какому адресу Вы хотите проводить мероприятие.
Чтобы забронировать конференц-залы:
ул. Мясницкая, д.20, ауд. 309,
ул. Мясницкая, д.20, ауд. 311,
ул. Мясницкая, д.11, ауд. 508,
ул. Мясницкая, д.11, ауд. 518
Вам необходимо подать заявку на проведение мероприятия в системе «Вышка-BPM».

Для бронирования других аудиторий ( Список помещений.xlsx) Вам необходимо направить служебную записку ( Служебная записка.docx) на электронный адрес начальника УОСМ Григорьевой Е.А. в соответствии с инструкцией по бронированию помещений НИУ ВШЭ ( Инструкция.docx).

Для заказа учебных аудиторий, необходимо направить заявку в Управление учебным процессом.

Шаг 5

Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СДОУ.

Шаг 6

Размещаем анонс о мероприятии на корпоративном сайте в соответствии с Регламентом учета научных мероприятий, организуемых НИУ ВШЭ или проводимых с его участием. Создаем страничку мероприятия с формой электронной регистрации.

Шаг 7

Составляем ТЗ на техническое оснащение мероприятия. Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации, синхронного перевода и  видеотрансляции, Вам необходимо подать заявку в Систему «ВЫШКА-BPM».

Шаг 8

Организуем визиты участников*

  • Бронируем авиа - ж/д билеты;
  • Заказываем гостиницу;
  • Оформляем визовые приглашения;
  • Организуем трансфер.

Шаг 9

Организуем питание участников мероприятия*.  Будете ли Вы кормить своих участников? Сколько раз? Кофе-брейк, обед?

Шаг 10

Заказываем сувенирную продукцию*. Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Управление по корпоративным проектам. Логотипированный конференц-пакет «Стандарт» (включает в себя ручку, блокнот, бейдж и папку) вы можете получить в нашем управлении по служебной записке в соответствии с количеством участников мероприятия, в случае одобрения Вашей заявки на проведение мероприятия Комиссией или НКФ.
Канцелярскую продукцию заказываем на складе НИУ ВШЭ. С тиражированием материалов и программы мероприятия поможет типография НИУ ВШЭ. Изготовить настольные таблички, бейджи и указатели можно по приложенным шаблонам.

Шаг 11

Формируем списки участников. Чтобы обеспечить проход участников в здание, направляем служебную записку в дирекцию АУК

Шаг 12

По результатам проведения мероприятия составляем отчет и отправляем его:
ответственному секретарю НКФ (если Инициатором мероприятия являлось структурное подразделение факультета/филиала НИУ ВШЭ);
ответственному секретарю Комиссии (если Инициатором мероприятия являлось иное структурное подразделение).

Также не забываем предоставить данные о проведении мероприятия в Дирекцию по связям с общественностью и информационным ресурсам в соответствии с Регламентом
учета научных мероприятий.

* НИУ ВШЭ, как автономное учреждение, ведет свою закупочную деятельность в соответствии с  Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики",  Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" и иными законодательными актами, устанавливающими требования к проведению закупок автономными учреждениями".

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или трудности, Вы можете обращаться к сотрудникам нашего Управления.


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!